1시간 만에 하루 계획 세우는 법 (GTD 기법 활용)
하루를 계획하는 것은 생산성과 효율성을 높이는 중요한 과정입니다. 특히 현대 사회에서는 다양한 일들이 동시에 진행되기 때문에, 효과적으로 하루를 계획하는 것이 필요합니다. GTD(Getting Things Done) 기법은 이러한 계획 세우기에서 매우 유용한 도구로 자리 잡고 있습니다. GTD 기법은 데이비드 앨런(David Allen)이 제안한 방법론으로, 개인의 작업을 정리하고 체계화하여 스트레스를 줄이고 생산성을 높이는 데 도움을 줍니다. 오늘은 1시간 만에 하루 계획을 세우는 방법을 GTD 기법을 활용하여 알아보겠습니다.
첫 번째 단계는 모든 할 일을 수집하는 것입니다. 이 과정에서 메모장, 스마트폰 앱, 혹은 컴퓨터를 활용하여 현재 머릿속에 떠오르는 모든 일을 적어보세요. 이때는 어떤 일이든지 상관없이 떠오르는 대로 적는 것이 중요합니다. 이 과정은 뇌의 부담을 덜어주고, 해야 할 일들을 시각적으로 확인할 수 있게 해줍니다. 이때 작성한 목록은 나중에 우선순위를 정하는 데 기초 자료가 됩니다.
두 번째 단계는 할 일 목록을 정리하는 것입니다. 수집한 할 일 목록을 통해 각 항목의 중요성과 긴급성을 분석합니다. GTD 기법에서는 이를 위해 4D 원칙을 활용합니다. 즉, 각 항목을 ‘삭제(Do)’, ‘위임(Delegate)’, ‘연기(Defer)’, ‘수행(Do)’으로 분류합니다. 이 과정을 통해 어떤 일을 당장 해야 할지, 어떤 일은 다른 사람에게 맡길 수 있는지, 어떤 일을 나중에 할 수 있는지를 명확히 할 수 있습니다.
우선순위 정하기
세 번째 단계는 우선순위를 정하는 것입니다. GTD 기법에서는 ‘중요도’와 ‘긴급성’을 기준으로 우선순위를 매깁니다. 중요도가 높고 긴급한 일부터 시작하여, 중요하지만 긴급하지 않은 일로 넘어가는 방식입니다. 이때, 아이젠하워 매트릭스를 활용하면 더욱 효과적입니다. 이 매트릭스는 일을 네 가지 카테고리로 나누어 시각적으로 정리할 수 있게 해줍니다.
예를 들어, ‘긴급하고 중요한 일’은 즉시 처리해야 하며, ‘긴급하지 않지만 중요한 일’은 계획을 세워서 수행해야 합니다. 반면에 ‘긴급하지만 중요하지 않은 일’은 다른 사람에게 위임할 수 있고, ‘중요하지도 긴급하지도 않은 일’은 삭제하거나 나중에 처리하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 우선순위를 매기면 하루 동안 무엇에 집중해야 할지 명확해집니다.
실행 계획 수립하기
네 번째 단계는 실행 계획을 수립하는 것입니다. 우선순위가 정해진 후에는 각 항목에 대해 구체적인 실행 계획을 세워야 합니다. 이때는 각 작업에 소요될 시간을 예상하고, 이를 바탕으로 하루 일정을 구성합니다. 예를 들어, 오전 9시부터 10시까지는 ‘A 프로젝트 회의 준비’, 10시부터 11시까지는 ‘B 고객과의 미팅’ 등과 같이 구체적으로 시간을 배분합니다. 이 과정에서 시간 블록 기법을 활용하면 더욱 효과적입니다.
시간 블록 기법은 특정 시간에 특정 작업을 집중적으로 수행하는 방법으로, 이를 통해 집중력을 높이고 작업의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 또한, 계획한 대로 진행되지 않는 경우를 대비하여 여유 시간을 두는 것도 중요합니다. 이렇게 하면 예상치 못한 상황이 발생하더라도 유연하게 대처할 수 있습니다.
일과 후 피드백
마지막 단계는 하루가 끝난 후 피드백을 받는 것입니다. 하루 계획을 세운 후에는 그 계획이 얼마나 잘 실행되었는지 점검하는 것이 중요합니다. 이를 통해 무엇이 잘 되었고, 무엇이 개선이 필요한지를 분석할 수 있습니다. GTD 기법에서는 이러한 피드백 과정을 통해 지속적으로 자신의 업무 방식을 개선해 나가는 것이 핵심입니다.
이러한 피드백은 다음 날의 계획 수립에도 큰 도움이 됩니다. 예를 들어, 어떤 작업이 예상보다 오래 걸렸다면, 다음에는 그 작업에 더 많은 시간을 배정할 수 있습니다. 반대로, 예상보다 빨리 끝난 작업은 다른 중요한 작업으로 대체할 수 있습니다. 이렇게 매일의 피드백을 통해 계획 수립 능력을 점차 향상시킬 수 있습니다.
결론
하루 계획을 세우는 것은 단순한 작업이 아닙니다. 하지만 GTD 기법을 활용하면 1시간 만에 효과적으로 하루를 계획할 수 있습니다. 모든 할 일을 수집하고, 우선순위를 정한 후, 실행 계획을 세우고, 마지막으로 피드백을 받는 이 과정을 통해 우리는 더욱 생산적이고 효율적인 하루를 만들어갈 수 있습니다. 이러한 방법은 단순히 하루의 계획을 넘어, 장기적으로 개인의 업무 능력을 향상시키고 스트레스를 줄이는 데도 큰 도움이 됩니다. 따라서 GTD 기법을 활용하여 일상 속에서 더 나은 계획을 세워보시기 바랍니다.